Innerhalb des "Getrost Vergessen"-Projekts wurde im Mai und Juni 2020 eine Interviewstudie zu den Auswirkungen der Corona-Pandemie auf Arbeitsprozesse innerhalb der WWU-Verwaltung durchgeführt. Ziel der Studie war es, die Auswirkungen der Corona-Pandemie auf Arbeitsprozesse in der WWU-Verwaltung systematisch zu erfragen und besser zu verstehen. Dabei wurden sowohl Herausforderungen und Schwierigkeiten als auch “Best Practices“ und positive Erfahrungen thematisiert, nicht zuletzt mit Blick auf zukünftige Entwicklungen. Insgesamt wurden 46 Interviews mit Mitarbeitenden aus allen Dezernaten sowie verschiedenen Stabsstellen der WWU durchgeführt. 25 Interviewte waren weiblich, 21männlich. Die durchschnittliche Beschäftigungsdauer in der WWU-Verwaltung lag bei 9 Jahren.

Insgesamt wurden in den Interviews sowohl positive als auch negative Veränderungen in der Arbeit und den Arbeitsprozessen berichtet. 

1) Home-Office:

Positiv: Reduzierung von Weg-& Fahrtzeiten, bessere Vereinbarkeit von Arbeit & Privatem, mehr Ruhe und weniger Unterbrechungen bei der Arbeit, Flexibilisierung durch Erweiterung des Arbeitszeitrahmens, weniger Stress, verbessertes Image des Themas „Home-Office“

Negativ: Probleme der Vereinbarkeit von Arbeit & Privatem (bes. mit Kindern), höherer Stress und mehr Ablenkung im Home Office, fehlende Tagesstruktur, einige Aspekte der Arbeit sind im Home Office nicht möglich, höherer Ressourcenverbrauch und schlechtere Ergonomik im Home Office

Wünsche: Kritische Auseinandersetzung mit dem Thema „Home-Office“ (was hat sich bewährt, was nicht), weiterhin Lockerung von Regularien, strukturelle Maßnahmen zur Kinderbetreuung, Überdenken von Arbeitsplatz-& Raumkonzepten (z. B. Desk-Sharing)

2) Zoom

Positiv: Zeitliche Effizienz (keine Wegzeiten), produktiver Austausch, viele nützliche Funktionen, gesitteter Gesprächsverlauf, ressourcenschonend, innovativ, gut geeignet für sachbezogene Themen und Anlässe

Negativ: Aufwändigere Vorbereitung, verhaltene Diskussionen, anstrengend und beanspruchend (Konzentration), häufigere Missverständnisse und erschwerter Umgang damit, Fehlen von Augenkontakt & Körpersprache, wenig geeignet für emotionale Themen und Anlässe

Wünsche: Zoom weiterhin nutzen, aber differenziert danach wann Zoom wirklich sinnvoll ist

3) Digitalisierungsschub

Positiv: Verbesserung der technischen Ausstattung und Softwarenutzung (RemoteDesktop, UC, Confluence Tool, Mattermost), Vernetzung innerhalb und zwischen Abteilungen, Entwicklung von Expertise in Themen wie bspw. der digitalen Lehre, Digitalisierung von Dokumenten

Negativ: Technische Ausstattung ist weiter verbesserungswürdig, Unterschiede in digitaler Kompetenz, Änderungen wurden häufiger nur als vorübergehend wahrgenommen so dass der Aufwand fraglich war, Fragen der Datensicherheit

Wünsche: Digitalisierung weiter vorantreiben, technische Ausstattung verbessern

4) Zusammenarbeit

Positiv: Stärkere Strukturierung der Zusammenarbeit, höhere Effizienz der Absprachen, höhere Transparenz

Negativ: Persönliche Kontakte („mal eben rüber gehen“, Flurfunk, „Prinzip der offenen Tür“) haben gefehlt, schlechtere Erreichbarkeit von Kolleg*innen, Führen und Geführt-werden ist auf Distanz anders bzw. erschwert

Wünsche: Persönliche Kontakte ermöglichen, Zusammenarbeit durch Definition von Soll-Prozessen und Vereinheitlichung von Informations-& Entscheidungswegen verbessern

5) Flexibilisierung

Positiv: Die Einstellung „das haben wir schon immer so gemacht, das machen wir jetzt so weiter“ wurde durchbrochen, Wille & Offenheit für neue Arbeitswege, sinnvolle neue Ideen für die Arbeit („aus der Not geboren“), Sichtweise auf das Thema „Home-Office“ wurde verändert, höhere Flexibilität als Verwaltung, gewachsenes Vertrauen ineinander und gesteigerte Selbstverantwortung

Wünsche: Flexibilität & Offenheit beibehalten, weitere sinnvolle und gut durchdachte Änderungen anstoßen, positiv erlebte Veränderungen auf Verstetigung prüfen

In einem nächsten Schritt soll einer zweiten Erhebungswelle Ende des Jahres untersucht werden, welche der angestoßenen Impulse und Veränderungen langfristig beibehalten wurden, an welchen Stellen eine Rückkehr zu vorherigen Routinen erfolgt ist, und was bei den umgesetzten Veränderungen hilfreich war.